Solución de problemas en grupo

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS EN GRUPO

En términos generales se considera que los grupos de trabajo son capacidades cooperativas que comparten los conocimientos colectivos de los problemas de investigación, identifican soluciones y promulgan las formas de mejorar los procesos o productos de forma eficiente. Sin embargo, la realidad es que  la cooperación del grupo a veces se puede disolver, por motivos como el conflicto interpersonal, la dilación y la indecisión, situación que genera derroche de  tiempo y dinero. No obstante, los grupos pueden mejorar mediante la toma de decisiones y resolución de problemas, por medio de la evaluación de las fortalezas y la identificación de debilidades para mejorarlas.

Definición y Clasificación de grupo:

 

Existen diversas definiciones de grupo, en este contexto se expone la dada por Davis (1997), citado por Groos (2009), en función de la organización: “Un sistema organizado de dos o más individuos que se interrelacionan para desarrollar alguna función que cuente con un conjunto estándar de observaciones entre los papeles de sus integrantes y normas que reglamenten la función del grupo y de cada uno de ellos.”

Una de las características en las organizaciones, es la diversidad de grupos que conviven en ella, cuya composición, funciones y demás propiedades difieren notablemente. Se pueden tener en cuenta distintos criterios para establecer una clasificación de los mismos.

Se pueden tener distintos criterios para conformar los grupos, entre ellos se encuentran los siguientes:

-Según un criterio temporal: tiene que ver con la estabilidad de las relaciones.

-Grupos permanentes: se conciben como estables en el tiempo.

-Grupos temporales o creados "ad hoc": se conciben para realizar tareas, proyectos o actividades de carácter transitorio.

-Según un criterio de formalidad: tiene que ver con el origen de los grupos.

-Formales: Son aquellos definidos por la estructura organizacional, con unas asignaciones de trabajo diseñadas que establecen tareas.

-Informales: En contraste, los grupos informales son alianzas que no están estructuradas formalmente ni determinadas por la organización.

-Según un criterio de finalidad: tiene que ver con los objetivos de los grupos; por ejemplo: producción, solución de problemas, ·resolución de conflictos, cambio y desarrollo organizacional, según un criterio jerárquico, diferenciación vertical y diferenciación horizontal (Doldán y Zingaretti, 2010).

En relación a los grupos es importante advertir la diferencia entre grupo formal o informal, el grupo formal es aquel que se crea mediante una autoridad formal de una organización para lograr un fin, típicamente tienen un claro esquema de relaciones entre superior y subordinado, mientras que el grupo informal existe sin haber sido formalmente integrado por alguna autoridad formal (Schermer -horn, Hunt y Osborne, 1987)   

Función de los grupos

En las organizaciones los grupos tienen muchas funciones, son fuertes en la modificación de conductas, actitudes y valores y en el sometimiento de sus miembros, son útiles para ser considerados en la toma de decisiones y la negociación. Además los miembros del grupo con diversos perfiles pueden aportar diferentes puntos de vista al proceso de toma de decisiones. Esto no quiere decir que las decisiones grupales siempre sean mejores que las decisiones individuales.

Los grupos también ofrecen beneficios a los individuos, ya que les brinda satisfacción social a sus miembros, lo mismo que una sensación de pertenencia y de apoyo a las necesidades individuales, otro beneficio de los grupos es que promueven la comunicación y dan seguridad a sus miembros. 

Tipos de grupos

Las necesidades de la organización determinan la conformación de los grupos, de ahí la existencia de distintos tipos de grupo, entre ellos se encuentran:

- Grupo de mando, se determinan en el organigrama de la organización, sus subordinados reportan a una jefatura establecida.

- Grupo de tareas. Están determinados por la organización, representan aquellos trabajadores encargados de una tarea laboral determinada.

- Grupo de interés: Surgen cuando sus miembros se unen para afrontar un asunto específico.

- Grupos de amistad: Se desarrollan debido a que sus miembros presentan una o varias características comunes, como la edad, el lugar de origen, sus aficiones, entre otras, por lo general realizan sus actividades fuera de la esfera de trabajo.

La gestión del grupo de trabajo

El grupo interactúa principalmente para compartir información y tomar decisiones que ayuden a cada miembro a desempeñarse dentro de su área de responsabilidad, según Doldán y Zingaretti, (2010), “(…) no tienen necesidad u oportunidad de comprometerse en el trabajo colectivo que requiere del esfuerzo conjunto, de ahí que su desempeño es simplemente la suma de la contribución individual de cada miembro del grupo. No hay una sinergia positiva que pudiera crear un nivel total de desempeño mayor que la suma de las contribuciones.”

La toma de decisiones en grupo

Hoy día, se le da mucha importancia a la participación de todos los elementos que integran un grupo o equipo de trabajo en las organizaciones, en la toma de decisiones, debido a que se dan ocasiones en las que se debe aprovechar el conocimiento y la experiencia de un mayor número de personas, para tomar mejores decisiones, no porque al líder del grupo se le haya relegado su autoridad, por otro lado, cuando a los miembros del grupo se les  participa en la toma de la decisiones, se sienten más comprometidos en lograr los resultados esperados, lo que se convierte en una fuerte motivación para los trabajadores, el hecho que se les tome en cuenta en el momento de decidir.

Fortalezas de la toma de decisiones en grupo

Los grupos de trabajo, al agregar recursos, experiencias y conocimientos de distintos individuos  generan mayor información y conocimientos más completos, lo que contribuye de una mejor manera en el proceso de decisión. Los grupos agregan diversidad de puntos de vista, lo que presenta una oportunidad de considerar más métodos y alternativas para tomar decisiones de mejor calidad.

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Debilidades de la toma de decisiones en grupo

A pesar de que se ha establecido que las decisiones en grupo tiene muchas ventajas, también se ha observado que tiene sus desventajas, entre ellas que consumen más tiempo para llegar a una solución, se generan presiones para llegar a una decisión más rápidamente, el deseo de los miembros del grupo a ser aceptado por el equipo favorece la superación de cualquier desacuerdo abierto y en ocasiones se dan intereses personales o de otra índole que influyen en las opiniones

También, la discusión del grupo puede ser dominada o manipulada por uno o pocos miembros y por último, las decisiones de grupo adolecen de la responsabilidad ambigua, la responsabilidad de cualquier individuo se diluye.

Por otro lado no podemos dejar de lado los estudios de Janis (1972, 1983), citado por León y Díaz (2005), quien  señala que:   

 “(…) cuando los grupos tienen la tendencia a tratar de suprimir la disidencia de los miembros en pro de la armonía del grupo, fenómeno conocido como pensamiento grupal, pueden conducir a toma de decisiones erróneas. Los grupos que experimentan pensamiento grupal no consideran o evitan evaluar críticamente todas las alternativas para tomar la decisión, de tal manera que puedan preservar el sentimiento de unidad y consenso del grupo. Es decir, la búsqueda de concurrencia se vuelve dominante y cada miembro del grupo intenta conformar su opinión a lo que ellos creen es el consenso del grupo. El riesgo está en que el grupo llega a un acuerdo en relación a una acción, sobre la cual los individuos podrían estar pensando que no es la adecuada o aconsejable. Este fenómeno que conduce a que se tomen decisiones pobres o equivocadas, tiende a ocurrir en grupos altamente cohesivos, que se encuentran bajo una presión considerable para tomar una decisión buena y que tienen fallas en el uso de una metodología para llevar a cabo el proceso de toma de decisiones.”

Técnicas para la toma de decisiones

Existen diferentes técnicas para la toma de decisiones en grupo, a continuación se enunciarán algunas de ellas. La más común es la de Grupos de Interacción, en la que los miembros se reúnen e interactúan cara a cara, apoyándose tanto en la interacción verbal como en la no verbal para comunicarse entre ellas.

La Tormenta de Ideas, conocida también como lluvia de ideas, tiene como partida, la esencia del principio que rige el “Criterio Diferido”, consiste en elaborar toda una lista con lo que viene a la mente a una persona cuando esta tratando de resolver un problema, aceptando todo aquello que se le ocurra sin prejuicios de ningún tipo. No se debe analizar la calidad de esas ideas para la solución del problema en cuestión, lo importante aquí es la cantidad. Después se pueden modificar o cambiar esas ideas con el objeto de generar otras nuevas y más impactantes (Retamal, s. f.).

La Técnica de Grupo Nominal, es una técnica útil para las situaciones en que las opiniones individuales deber ser combinadas para llegar a decisiones las cuales no pueden o no conviene que sean tomadas por una sola persona. Ella permite la identificación y jerarquizaron de problemas, causas o soluciones a través de consenso en grupos o equipos de trabajo.

Esta técnica procura que todos los miembros del grupo tengan la oportunidad de expresar sus ideas y de que la fase de recolección de datos, generación de ideas y la fase de evaluación estén separadas en el proceso de solución de problemas, con el fin de evitar  la monopolización de la discusión de grupo por algunos individuos debido a su nivel intelectual  o personalidad.

Diagrama de Ishikawa

Ishikawa (1950) citado por Retama, desarrollo el diagrama que lleva su nombre, pero generalmente se le conoce como Diagrama de Espina de Pescado o de Causa – Efecto, es una herramienta útil para analizar de una manera integral, las diferentes causas que se relacionan con un problema determinado, lo que facilita el proceso de búsqueda de causas, al sugerir ramas y agrupaciones de las mismas.

Esta técnica permite analizar sistemáticamente una situación compleja y ayuda a detectar las causas de los problemas. Se caracteriza por ser altamente participativa y permite involucrar a un grupo en el análisis y la solución de problemas. Este diagrama ayuda a clasificar las causas de un problema o situación y a organizar las relaciones entre ellas.

Diagrama de Pareto

El Diagrama de Pareto se utiliza para demostrar gráficamente las diversas causas que afectan el resultado de la variable que se está analizando, jerarquizando las mismas por su impacto, para determinar las causas más importantes y corregirlas, dando prioridad a aquellas pocas causas que contribuyen a la mayor parte del defecto. A este diagrama también se le conoce como 80-20 o 20-80.

Matrices de evaluación y selección

Las matrices de selección y evaluación de problemas son arreglos de filas y columnas, donde las primeras constituyen las alternativas (problemas, causas, soluciones) que requieren ser jerarquizadas y las columnas los múltiples criterios que conviene utilizar en la selección. La utilidad del análisis a través de matrices reside en que ayuda a los grupos de trabajo a tomar decisiones mas objetivas, cuando se requiere tomarlas sobre la base de criterios múltiples.

Se pueden diferenciar tres tipos de matrices: matriz de selección o jerarquizaron de problemas,  matriz de jerarquizaron de causas, matriz de selección o jerarquizaron de soluciones (Retamal)

El método más reciente para  la toma de decisiones en grupo es el que mezcla la técnica del grupo nominal, con la tecnología informática compleja. Se denomina Reunión Electrónica. Se presentan los temas a los participantes, quienes teclean sus respuestas en la pantalla de su computadora. Los comentarios individuales, como también los votos y se despliegan en una pantalla de proyección en el recinto.

BIBLIOGRAFÍA

Doldán, S. y Zingaretti, L. (2010). Los grupos en las organizaciones. Relaciones Industriales. Universidad Tecnológica Nacional, Facultad Regional de Santa Fe. Argentina.

Gross. M (2009). Naturaleza y Funcionamiento de los Grupos. Revista Digital Pensamiento Imaginativo. Consultado de: http://manuelgross.bligoo. com/ cont ent/ view/519903/Organizacion-101-Naturaleza-y-funciones-de-los-grupos.html. El  10 de julio de 2013

León,  M y Díaz B. (2005). El pensamiento grupal en decisiones de organizaciones de economía social. Revista Venezolana de Economía Social / ISSN 1317-5734 Año 5, Nº 10 (2005). Pp. 7-18Revista Venezolana de Economía Social / ISSN 1317-5734 Año 5, Nº 10 (2005). Pp. 7-18

Retamal. G. (s. f.)  Toma de Decisiones en Grupo. Consultado de: Documents

%20and%20Settings/Franz/Mis%20documentos/Trabajo%20en%20equipo.htm, el 13 de junio de 2013.

Schermerhorn, Hunt y Osborne, (1987) Comportamiento en las Organizaciones. Nueva Editorial Interamericana S. A. de C. V. México.